La preregistrazione di una presentazione virtuale presenta diversi vantaggi per il presentatore singolo, che aumentano di importanza quando sono coinvolti più presentatori. Permette di riregistrare in caso di errori critici commessi durante la presentazione o se si ritiene di non essere soddisfatti della propria performance. Questo può essere particolarmente vantaggioso per i presentatori meno esperti, in quanto offre l'opportunità di valutare e migliorare la presentazione a ogni registrazione. Se la presentazione comprende solo l'audio, cioè non include il video nella registrazione, è possibile registrare nuovamente singole diapositive o sezioni della presentazione senza che risulti evidente che è stata modificata. Per le registrazioni con un feed video del presentatore, in genere si raccomanda di registrare la presentazione in un'unica ripresa, in quanto eventuali modifiche al video saranno evidenti e l'illusione di una presentazione dal vivo sarà infranta. 

La preregistrazione di una presentazione è generalmente consigliata per le presentazioni più formali che vengono fatte a un pubblico più numeroso. Inoltre, quando a presentare sono più oratori consecutivi, la preregistrazione presenta enormi vantaggi. In genere, questa è una richiesta fatta dagli organizzatori/team di produzione di una riunione virtuale per numerose ragioni. La preregistrazione aumenta notevolmente la pulizia delle registrazione e riduce le complicazioni tecniche che possono degradare la professionalità di un evento. Inoltre, il "timing" della conferenza ha maggiori possibilità di essere rispettato. Le conferenze più grandi vengono generalmente trasmesse come webinar, dove le opportunità di interazione dal vivo con il pubblico durante la presentazione sono limitate. Per creare coinvolgimento e la sensazione di una presentazione dal vivo, le interazioni tra i relatori e il moderatore possono essere preregistrate. Questo può fornire il flusso più affidabile, ma se si desidera una vera interazione "dal vivo", si può dedicare un momento alle domande e alle risposte dal vivo con ciascuno dei relatori dopo la loro registrazione. Per le riunioni virtuali più piccole, una presentazione virtuale dal vivo presenta notevoli vantaggi, in quanto il relatore può interagire direttamente con i singoli membri del pubblico e incoraggiare la discussione, migliorando notevolmente il coinvolgimento del pubblico.

La maggior parte delle presentazioni virtuali preregistrate sono ancora registrate in un'unica "ripresa" senza editing. Tuttavia, l'introduzione e la chiusura devono essere coordinate con l'introduzione del moderatore. Chiedere semplicemente agli organizzatori della conferenza come verrete presentati e cosa verrà mostrato prima della registrazione può aiutarvi a preparare l'inizio della vostra presentazione. Non è necessario ripresentarsi se il moderatore ha fatto una lunga introduzione, e bisogna puntare a rendere i primi 60 secondi il più d'impatto possibile per coinvolgere il pubblico e convincerlo a rimanere per tutta la durata della presentazione.

Le presentazioni possono essere registrate con una voce fuori campo delle diapositive della presentazione, con o senza video aggiuntivo del presentatore stesso. L'aggiunta di un'immagine video del presentatore può essere più impegnativa da produrre, ma presenta dei vantaggi per quanto riguarda la comunicazione e il coinvolgimento del pubblico, in quanto una parte significativa della nostra comunicazione viene trasmessa attraverso il linguaggio del corpo e le espressioni facciali. In questo articolo verranno illustrati alcuni consigli su come produrre una registrazione di qualità di una presentazione. I principi della qualità audio e video per le presentazioni virtuali sono stati trattati nei nostri articoli precedenti e sono altrettanto importanti per le presentazioni preregistrate.

Si consiglia vivamente di utilizzare un formato di presentazione 16:9 per le presentazioni virtuali registrate. Questo formato si adatta alla maggior parte degli schermi su cui verrà visualizzata la presentazione, compresi telefoni cellulari, tablet, computer portatili e desktop. Per le registrazioni con il feed video del presentatore, la posizione e la disposizione del feed video possono variare. Ma questi dettagli sono fondamentali da stabilire fin dall'inizio, perché possono influenzare il layout delle diapositive della presentazione e il tipo di registrazione video catturata del relatore.

Nella maggior parte dei casi, il feed video del presentatore viene sovrapposto alle diapositive della presentazione. La posizione e le dimensioni del feed video del presentatore devono essere determinate prima della registrazione del video, in modo che l'aggiunta di un feed video non blocchi parti chiave delle diapositive della presentazione. L'ideale sarebbe incorporare un segnaposto o un riquadro in ciascuna diapositiva della presentazione, in modo che il presentatore ne sia consapevole quando crea e dispone le diapositive. In questo modo, il presentatore può lavorare intorno all'"area video" e assicurarsi che nessuna informazione sia bloccata dal video (Fig. 1). Quando è possibile, è preferibile personalizzare il layout del feed video del presentatore con un formato quadrato o verticale. Inoltre, l'inquadratura deve essere abbastanza stretta sulla parte superiore del corpo o del viso del presentatore. In questo modo si ridurrà al minimo la quantità di diapositiva della presentazione utilizzata dal feed video, pur riuscendo a vedere chiaramente l'espressione facciale e il linguaggio del corpo del presentatore.

L'alternativa a una sovrapposizione video è che le diapositive della presentazione e il video possano essere disposti in un layout affiancato. In questo modo si manterrà il formato e il layout di una tipica diapositiva di presentazione in presenza. Tuttavia, le dimensioni delle diapositive si ridurranno notevolmente e si creerà uno spazio morto intorno alla presentazione e al video, che non potranno più occupare l'intero formato 16:9 dello schermo (Fig. 2). Per minimizzare l'effetto negativo dello spazio morto, è possibile creare una grafica personalizzata per incorniciare in modo creativo i due video affiancati.

Sono disponibili diverse opzioni per le registrazioni che richiedono solo una narrazione audio sulle diapositive della presentazione. Keynote e PowerPoint hanno entrambi funzioni integrate di registrazione di presentazioni e audio che offrono un modo molto semplice ed efficace per registrare una presentazione. In genere si accede a una vista presentatore in cui sono visibili le note della presentazione e un'anteprima della diapositiva successiva. È presente un pulsante di registrazione per avviare la registrazione della presentazione (Fig. 3).

Una volta completata la registrazione, è possibile esportare un file video dal software di presentazione (Figure 4 e 5), che includerà una registrazione ad alta definizione (1080p con una risoluzione di 1920x1080 pixel) delle diapositive della presentazione e della narrazione registrata.

Va notato che esistono differenze significative nelle registrazioni delle varie versioni del software PowerPoint. La funzione di registrazione della presentazione integrata nella maggior parte delle versioni di PowerPoint non registra durante le transizioni delle diapositive. Questo può creare pause tra le diapositive quando si esporta la registrazione come filmato e causare lacune audio nella narrazione, se un oratore continua a parlare durante ogni transizione di diapositiva. La registrazione dell'audio in un dispositivo o programma separato può creare problemi per quanto riguarda la tempistica dei cambi di diapositiva, che potrebbe non corrispondere alla registrazione audio esterna. L'ultima versione di Microsoft PowerPoint per Windows o Mac consente anche la registrazione video, ma anche questa mette in pausa la registrazione video durante le transizioni delle diapositive e crea problemi significativi nella registrazione. È stato progettato in modo tale che il presentatore debba mettere in pausa tra una diapositiva e l'altra, in modo che ogni diapositiva possa essere registrata singolarmente e poi le diapositive possano essere aggiunte/rimosse/registrate senza dover registrare di nuovo l'intera presentazione. Per risolvere questo problema, è consigliabile registrare la presentazione e l'audio in un'applicazione separata e non direttamente in Microsoft PowerPoint.

Molte piattaforme di presentazione virtuale, come ad esempio Zoom, dispongono anche di funzionalità di registrazione. La preregistrazione di una presentazione virtuale può essere semplice come avviare una nuova riunione, condividere lo schermo e premere il pulsante di registrazione! In questo modo si registrerà l'audio del presentatore, le diapositive della presentazione condivisa e il video del presentatore. Nella piattaforma Zoom sono disponibili opzioni di registrazione in locale o nel cloud. Si consiglia di registrare sul computer locale piuttosto che sul cloud, per ottenere una qualità migliore e ridurre al minimo l'impatto delle fluttuazioni della connessione Internet sulla continuità e la qualità della registrazione. Le impostazioni di registrazione sono disponibili nella piattaforma Zoom e si trovano nelle impostazioni dell'account online (Fig. 6). La qualità della registrazione varia anche in base alle impostazioni di visualizzazione del computer e alla disposizione delle finestre di Zoom sullo schermo. Molte delle registrazioni su queste piattaforme, con le impostazioni applicate automaticamente, possono avere una risoluzione molto bassa e non sono adatte allo scopo di preregistrare una presentazione professionale.

Per i presentatori più esperti di tecnologia, Open Broadcaster Software (OBS - www.obsproject.com) è una soluzione gratuita e open-source per la registrazione personalizzata delle presentazioni e lo streaming in diretta, disponibile sia per Mac che per Windows. Questo software consente di registrare più fonti in un unico file video e di organizzarle in qualsiasi formato e risoluzione personalizzata. Prima della registrazione è possibile applicare filtri audio per la riduzione del rumore audio e filtri video per migliorare o aggiungere effetti video di sfondo per coloro che desiderano utilizzare uno schermo verde. Questi effetti vengono registrati direttamente nel file video ed eliminano la necessità di un editing significativo in post-produzione, se impostati correttamente. Durante l'impostazione della sessione di registrazione OBS si devono aggiungere i due ingressi video, uno dei quali è la registrazione dello schermo su cui vengono visualizzate le diapositive della presentazione e l'altro è l'ingresso video della telecamera o della webcam del presentatore. Si aggiunge anche l'ingresso audio e si applica un filtro di riduzione del rumore, se necessario. È necessario impostare la disposizione e le dimensioni dei video, nonché la risoluzione di uscita e la qualità di registrazione, mantenendo una risoluzione HD minima di 1920x1080. Se si desidera registrare tutti gli ingressi video in piena qualità per ridimensionarli e combinarli nell'editing di post-produzione, è possibile disporre le diapositive e il video del presentatore per registrare due flussi video HD affiancati in un unico file video con una risoluzione di 3840x1080. Questa soluzione è generalmente consigliata se non si è sicuri del layout finale al momento della registrazione. Registrando il video e l'audio in un unico file, è possibile ridurre al minimo i problemi di sincronizzazione con la tempistica della presentazione per più feed audio e video (Fig. 7).

La preregistrazione di una presentazione virtuale può eliminare un po' di stress dal parlare in pubblico, oltre a fornire la flessibilità necessaria per gestire la registrazione nel proprio tempo libero. La qualità delle presentazioni registrate può essere molto elevata e, se impostata correttamente, non richiede complesse competenze di editing video o lunghi tempi di post-produzione.

Alcuni punti chiave da ricordare per la registrazione:

• Confermare il formato e il layout della registrazione richiesta e le modalità di presentazione durante la conferenza.
• Registrate 2 - 3 diapositive della vostra presentazione come prova prima di registrare una ripresa completa.
• Controllare la qualità dell'audio per quanto riguarda il rumore e il volume
• Controllate la qualità del video, l'inquadratura e la sincronizzazione con l'audio.

Una volta registrato, il video dovrebbe essere pronto per essere inviato agli organizzatori della conferenza utilizzando un servizio di trasferimento file come Dropbox, Google Drive o WeTransfer; a quel punto potrete sedervi, guardare e godervi la conferenza!