La pregrabación de una presentación virtual tiene varias ventajas si hay un único presentador, que aumentan su relevancia cuando participan varios presentadores. Este sistema la permite volver a grabar en caso de errores críticos cometidos durante la presentación o si simplemente cree que no ha quedado satisfecho con el rendimiento de su presentación. Esto puede ser particularmente ventajoso para los presentadores menos experimentados, ya que les brinda la oportunidad de evaluar y mejorar su presentación con cada grabación. Si su presentación solo incluye audio, es decir, no incluye video en la grabación, se pueden volver a grabar diapositivas individuales o secciones de la presentación sin que sea evidente que se ha modificado. Para grabaciones con vídeo del presentador, generalmente se recomienda grabar la presentación en una sola toma, ya que cualquier edición del vídeo se notará y se romperá la sensación de una presentación en vivo.

Por lo general, se recomienda grabar previamente una presentación en el caso de presentaciones más formales que se realizan ante un público numeroso. Además, cuando hay varios ponentes presentando, la pregrabación tiene enormes ventajas. Esta suele ser una petición realizada por los organizadores o el equipo de producción de una reunión virtual por numerosas razones. La pregrabación aumenta significativamente el efecto calidad y reduce las complicaciones técnicas que pueden deteriorar la profesionalidad de un evento. Además, el timing de la conferencia tiene mayores posibilidades de mantenerse dentro de lo previsto. Las conferencias de mayor envergadura se suelen retransmitir como un seminario web, donde se limitan las posibilidades para la interacción con el público durante una presentación. Para crear un compromiso y la sensación de una presentación en vivo, las interacciones entre los ponentes y el moderador se pueden grabar previamente. Esto puede proporcionar un flujo más fiable, pero si se desea una verdadera interacción en vivo, se puede asignar un tiempo dedicado para preguntas y respuestas en vivo con cada uno de los ponentes después de su grabación. Para reuniones virtuales más pequeñas, una presentación virtual en vivo tiene ventajas significativas, ya que el ponente puede interactuar directamente con los miembros del público y fomentar el debate, lo que mejorará en gran medida la participación de la audiencia.

La mayoría de las presentaciones virtuales pregrabadas todavía se graban en una "toma" sin editar. Pero la introducción y el cierre deben coordinarse con la introducción del moderador. El simple hecho de preguntar a los organizadores de la conferencia cómo se le presentará y qué se mostrará antes de su grabación puede ayudarle a preparar el comienzo de su presentación. No es necesario volver a presentarse si un moderador ha hecho una presentación larga, y debe procurar que los primeros 60 segundos sean lo más impactantes posible para atraer a la audiencia y convencerlos de que se queden durante toda su presentación.

Las presentaciones se pueden grabar con una voz en off de las diapositivas de la presentación con o sin vídeo adicional del presentador. La adición de una imagen de vídeo del presentador puede ser más difícil de producir, sin embargo, tiene ventajas en cuanto a la comunicación y la participación de la audiencia, ya que una parte importante de nuestra comunicación se transmite a través del lenguaje corporal y las expresiones faciales. En este artículo vamos a dar algunos consejos sobre cómo producir una grabación de calidad para una presentación. Los principios de calidad de audio y vídeo para presentaciones virtuales se han tratado en nuestros artículos anteriores y son igualmente importantes para las presentaciones pregrabadas.

Se recomienda encarecidamente que se utilice un formato de presentación 16:9 para las presentaciones virtuales grabadas. Esto se ajustará a la mayoría de las pantallas en las que se verá la presentación, incluidos teléfonos móviles, tabletas, portátiles y ordenadores de escritorio. Para las grabaciones con la transmisión de vídeo del presentador, la ubicación y la disposición de la transmisión de vídeo pueden variar. Pero es fundamental establecer estos detalles desde el principio, ya que pueden influir en el diseño de las diapositivas de la presentación y el tipo de grabación de video del ponente.

Por lo general, el vídeo del presentador se superpone a las diapositivas de la presentación. La posición y el tamaño del vídeo del presentador deben determinarse antes de grabarlo para que la adición de un vídeo no bloquee partes clave de las diapositivas de la presentación. Lo óptimo es que se incorpore un marcador de posición o cuadro en cada una de las diapositivas de la presentación para que el presentador lo sepa al hacer y organizar las diapositivas. Esto le permite trabajar alrededor del "área de vídeo" y asegurarse de que ninguna información queda bloqueada (Fig. 1). Cuando sea posible, se aconseja personalizar el diseño del vídeo del presentador con una orientación de imagen cuadrada o vertical. Además, el encuadre debe quedar bastante ajustado a la parte superior del cuerpo o la cara del presentador. Esto minimizará la cantidad de diapositivas de la presentación que utiliza la transmisión de vídeo, al mismo tiempo que podrá ver claramente la expresión facial y el lenguaje corporal del presentador.

La alternativa a la superposición de vídeo sería que las diapositivas de la presentación y el vídeo pueden disponerse en un diseño de lado a lado. Esto conservará el formato y el diseño de la típica diapositiva de una presentación en persona. Sin embargo, reducirá considerablemente el tamaño de las diapositivas y dará lugar a un espacio muerto alrededor de la presentación y el vídeo, ya que no podrán ocupar todo el formato de pantalla 16:9 (Fig. 2). Para minimizar el efecto negativo del espacio muerto, se puede crear un gráfico de marca personalizado para enmarcar de forma creativa las dos grabaciones de vídeo situadas una al lado de la otra.

Hay varias opciones disponibles para las grabaciones que solo requieren una narración de audio sobre las diapositivas de la presentación. Tanto Keynote como PowerPoint tienen funciones integradas de grabación de presentación y de audio que brindan una forma muy simple y efectiva de grabar una presentación. Por lo general, se accede a una vista de presentador en la que las notas de la presentación son visibles junto con una vista previa de la siguiente diapositiva. Hay un botón de grabación para iniciar la grabación de la presentación (Fig. 3).

Una vez que se completa la grabación, se puede exportar un archivo de video desde el software de presentación (Figs. 4 y 5), que incluirá una grabación de alta definición (1080 p con una resolución de 1920x1080 píxeles) de las diapositivas de la presentación y su narración grabada.

Cabe señalar que existen diferencias significativas en las grabaciones de varias versiones de software de PowerPoint. La función de grabación de diapositivas incorporada en la mayoría de las versiones de PowerPoint no grabará durante las transiciones de diapositivas. Esto puede crear pausas entre las diapositivas al exportar la grabación como una película y provocar interrupciones en el audio de la narración, si un orador continúa hablando sobre cada transición de diapositiva. Grabar el audio en un dispositivo o programa independiente puede plantear desafíos en la sincronización de los cambios de diapositivas que pueden no coincidir con la grabación de audio externa. La última versión de Microsoft PowerPoint para Windows o Mac también permite la grabación de vídeo, sin embargo, esto también detiene la grabación de vídeo durante las transiciones de diapositivas y creará problemas importantes en la grabación. Esto está diseñado de tal manera que el presentador hará una pausa entre cada diapositiva para que cada una de ellas se pueda grabar individualmente y luego se pueda añadir/eliminar/regrabar sin tener que grabar toda la presentación nuevamente. Para solucionar este problema, se recomienda grabar la presentación de diapositivas y el audio en una aplicación separada y no directamente en Microsoft PowerPoint.

Muchas plataformas de presentación virtual como Zoom también tienen capacidad de grabación. ¡Grabar previamente una presentación virtual puede ser tan sencillo como comenzar una nueva reunión, compartir la pantalla y pulsar el botón de grabación! Por lo general, se grabará el audio del presentador, las diapositivas de la presentación que se comparten, así como el vídeo del presentador. En la plataforma Zoom, las opciones de grabación local o en la nube están disponibles. Se recomienda grabar en el ordenador local en lugar de a través de la nube, ya que así se obtiene una mejor calidad y se minimiza el impacto de las fluctuaciones de la conexión a Internet en la continuidad y calidad de la grabación. La configuración de la grabación está disponible en la plataforma Zoom y se puede encontrar en la configuración de la cuenta en línea (Fig. 6). La calidad de la grabación también variará según la configuración de la pantalla de su ordenador y de cómo se dispongan las ventanas de Zoom en su pantalla. Muchas de las grabaciones en estas plataformas con la configuración aplicada automáticamente pueden tener una resolución muy baja y no ser adecuadas para grabar previamente una presentación profesional.

Para los presentadores más expertos en tecnología, Open Broadcaster Software (OBS) es una solución gratuita y de código abierto para la grabación personalizada de presentaciones y la transmisión en directo que está disponible tanto para Mac como para Windows. Este software permite grabar múltiples fuentes en un solo archivo de vídeo y organizarlas en cualquier formato y resolución personalizados. Antes de la grabación se pueden aplicar filtros para reducir el ruido de audio y filtros de video para mejorar o agregar efectos de vídeo de fondo para aquellos que deseen usar una pantalla verde. Estos efectos se graban directamente en el archivo de vídeo y, si se configuran correctamente, eliminarán la necesidad de una importante edición en la posproducción. Durante la configuración de la sesión de grabación de OBS, se deben añadir las dos entradas de vídeo, una de las cuales es una grabación de la pantalla en la que se muestran las diapositivas de la presentación y la otra es la entrada de vídeo de la cámara o webcam del presentador. También se agrega la entrada de audio y se aplica un filtro de reducción de ruido si es necesario. Se debe configurar la disposición y el tamaño de los vídeos, así como la resolución de salida y la calidad de la grabación, manteniendo una resolución HD mínima de 1920x1080. Si se desea grabar cada una de las entradas de vídeo con la máxima calidad para cambiar el tamaño y combinarlas en la edición de posproducción, se puede organizar las diapositivas y el vídeo del presentador para grabar dos secuencias de video HD, una al lado de la otra en un único archivo de vídeo con una resolución de 3840x1080. Por lo general, esto se recomienda si no se está seguro del diseño final en el momento de la grabación. Al grabar el vídeo y el audio en un solo archivo, se pueden minimizar los problemas de sincronización con la presentación para múltiples grabaciones de audio y vídeo (Fig. 7).

La pregrabación de una presentación virtual puede eliminar parte del estrés de hablar en público y también proporciona la flexibilidad para gestionar la grabación en su propio tiempo. La calidad de las presentaciones grabadas puede ser muy alta y no requiere habilidades complejas de edición de vídeo ni mucho tiempo de posproducción si se configura correctamente.

Algunos puntos clave que se deben recordar para una grabación:

• Confirmar el formato y diseño de la grabación requerida y cómo se presentará durante la reunión
• Grabar 2 o 3 diapositivas de la presentación como prueba antes de grabar una toma completa
• Verificar la calidad del audio en cuanto al ruido y el volumen
• Comprobar la calidad del vídeo, el encuadre y la sincronización con el audio

¡Una vez grabado, el vídeo debe estar listo para enviarse a los organizadores de la reunión o conferencia mediante un servicio de transferencia de archivos como Dropbox, Google Drive o WeTransfer, y luego puede sentarse, mirar y disfrutar de la experiencia!