Virtuelle Präsentationen vorher aufzuzeichnen, hat für den jeweiligen Redner einige Vorteile, deren Bedeutung bei mehreren beteiligten Rednern noch zunimmt. Es erlaubt das erneute Aufzeichnen bei schwerwiegenden Fehlern in der Präsentation oder wenn Sie mit Ihrer Präsentation nicht zufrieden sind. Dies ist vor allem bei noch unerfahrenen Rednern von Nutzen, da sie dadurch die Gelegenheit erhalten, ihren Auftritt bei jeder Aufzeichnung zu evaluieren und zu verbessern. Sofern Sie nur eine Audioaufzeichnung anfertigen, also ohne ein Video auskommen, lassen sich einzelne Folien oder Abschnitte erneut aufzeichnen, ohne dass diese Änderung auffällt. Bei Aufzeichnungen mit Videoeinspielung des Redners wird in der Regel empfohlen, die Aufzeichnung in einem einzigen Durchlauf vorzunehmen, da jede Bearbeitung des Videos erkennbar wäre und die Illusion eines Live-Vortrags zerstören würde.

Allgemein empfohlen wird das Pre-Recording einer Präsentation bei formelleren Vorträgen vor größerem Publikum. Außerdem ist es bei mehreren aufeinanderfolgenden Rednern mit Präsentationen sehr vorteilhaft. Diese Anforderung wird in der Regel aus unterschiedlichen Gründen von den Organisatoren/dem Produktionsteam eines virtuellen Meetings gestellt. Die Vorabaufzeichnung erhöht die Wirkung und reduziert technische Komplikationen, die die Professionalität der Veranstaltung beeinträchtigen könnten. Außerdem besteht dadurch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass der Zeitplan der Konferenz eingehalten wird. Größere Konferenzen werden meistens als Webinar ausgestrahlt, sodass es während der Präsentation nur begrenzte Möglichkeiten für Live-Interaktionen mit dem Publikum gibt. Um das Publikum zu fesseln und das Gefühl einer Live-Präsentation zu vermitteln, können Interaktionen zwischen den Rednern und dem Moderator ebenfalls vorab aufgezeichnet werden. Dies sorgt für den zuverlässigsten Ablauf. Sofern „echte“ Live-Interaktionen gewünscht sind, kann für jeden Redner nach seiner Aufzeichnung eine bestimmte Zeitspanne für Live-Fragen und -Antworten vorgemerkt werden. Bei kleineren virtuellen Meetings hat eine virtuelle Live-Präsentation deutliche Vorteile, da der Redner direkt mit den einzelnen Zuschauern interagieren und eine Diskussion anregen kann, wodurch sich deren Engagement deutlich erhöht.

Die meisten vorab aufgezeichneten virtuellen Präsentationen werden auch weiterhin in einer Einstellung aufgenommen und nicht nachbearbeitet. Die Einleitung und die Schlussworte müssen aber mit der Einleitung des Moderators abgeglichen werden. Schon die einfache Nachfrage bei den Organisatoren der Konferenz, wie Sie angekündigt werden und was unmittelbar vor Ihrer Präsentation gezeigt wird, hilft Ihnen bei der Einleitung Ihrer Präsentation. Sie müssen sich nicht noch einmal vorstellen, wenn der Moderator das bereits ausführlich getan hat, und Sie sollten sich bemühen, in den ersten 60 Sekunden einen Eindruck zu hinterlassen, der das Publikum fesselt und dazu bewegt, während Ihrer gesamten Präsentation dabeizubleiben.

Präsentationen können mit Begleitkommentaren zu den Folien und mit oder ohne ein zusätzliches Video des Redners aufgezeichnet werden. Das Videobild des Redners zu ergänzen, kann von der Produktion her schwieriger sein, hat aber Vorteile für die Kommunikation und fesselt das Publikum besser, da ein signifikanter Teil unserer Kommunikation über Körpersprache und Mimik erfolgt. In diesem Artikel geben wir Ihnen ein paar Tipps, wie Sie eine Präsentation mit hoher Qualität produzieren können. Die Grundlagen der Audio- und Videoqualität von virtuellen Präsentationen haben wir bereits in früheren Artikeln besprochen, sie gelten mit der gleichen Bedeutung auch für vorab aufgezeichnete Präsentationen.

Für aufgezeichnete virtuelle Präsentationen sollte möglichst immer ein Format von 16 : 9 gewählt werden. Es passt zu den meisten Bildschirmen, auf denen die Präsentation dann betrachtet wird, wie Mobiltelefonen, Tablets, Laptops und PCs. Bei Aufzeichnungen mit einer Videoeinspielung des Redners kann die Position des Videobildes unterschiedlich angeordnet sein. Derartige Einzelheiten müssen gleich zu Beginn entschieden werden, da sie das Layout der Präsentationsfolien und die Art der Videoaufzeichnung bestimmen.

Meistens wird das Video des Redners in die Präsentationsfolien eingespielt. Position und Größe der Videoeinspielung sollten vor der Aufzeichnung des Videos festgelegt werden, damit durch die Ergänzung des Videos keine wichtigen Bereiche der Folie verdeckt werden. Idealerweise sollte auf jeder Folie ein Platzhalter oder ein Kasten integriert werden, damit der Redner dies bei der Zusammenstellung der Folieninhalte gleich berücksichtigen, um den Videobereich herum arbeiten und damit sicherstellen kann, dass später keine Inhalte durch sein Video verdeckt werden (Abb. 1). Für das eingespielte Video sollte möglichst ein quadratisches oder hochformatiges Layout gewählt werden. Außerdem sollte der Rahmen recht eng um den Oberkörper oder das Gesicht des Redners gelegt werden. Dadurch nimmt das Video möglichst wenig Platz auf der Präsentationsfolie ein und sind Mimik und Körpersprache des Redners trotzdem noch gut zu sehen.

Die Alternative zu einem integrierten Video wäre die Anordnung von Präsentationsfolien und Video nebeneinander. Dadurch bleiben Format und Layout der Präsentationsfolie erhalten. Allerdings wird auch die Größe der Folien deutlich reduziert und es entsteht um die Präsentation und das Video herum ein toter Raum, da sie das Bildschirmformat 16 : 9 nicht mehr komplett ausfüllen können (Abb. 2). Um die negativen Effekte des toten Raums zu reduzieren, kann eine maßgefertigtes Grafikband erstellt werden, um Folie und Video zu umrahmen.

Für Aufzeichnungen nur mit Begleitkommentaren gibt es mehrere Optionen. Keynote und PowerPoint bieten eingebaute Funktionen zur einfachen und effektiven Video- und Audioaufzeichnung beim Erstellen von Präsentationen. Dadurch gelangen Sie normalerweise zu einer Präsentationsansicht, bei der die Notizen zur Präsentation sowie eine Vorschau der nächsten Seite zu sehen sind. Außerdem wird ein Button für den Beginn der Aufnahme der Präsentation eingeblendet (Abb. 3).

Nach Abschluss der Aufzeichnung kann eine Videodatei aus der Präsentationssoftware exportiert werden (Abb. 4–5), die die Präsentationsfolien hochaufgelöst (1080 p mit einer Auflösung von 1920 x 1080 Pixeln) und Ihre aufgezeichneten Begleitkommentare enthält.

Wichtig ist zu wissen, dass die verschiedenen Versionen von PowerPoint bei der Aufzeichnung unterschiedlich vorgehen. In den meisten Versionen unterbricht das Feature zur Aufzeichnung der Folienpräsentation die Aufzeichnung während der Folienübergänge. Dadurch entstehen Pausen zwischen den Folien beim Exportieren der Aufzeichnung als Film und kommt es zu Audiolücken bei den Begleitkommentaren, wenn der Redner bei Folienübergängen weiterspricht. Bei der Audioaufzeichnung mit einem anderen Gerät oder Programm kann die zeitliche Abstimmung mit den Folienübergängen schwierig sein, da diese nicht zur externen Audioaufzeichnung passen. Die aktuelle Version von Microsoft PowerPoint für Windows oder Mac ermöglicht auch eine Videoaufzeichnung, die allerdings ebenfalls bei den Folienübergängen unterbrochen wird und damit zu Problemen führt. Der Redner muss zwischen zwei Folien immer kurz unterbrechen, damit jede Folie in sich abgeschlossen aufgezeichnet werden kann. Andererseits können dadurch Folien ergänzt, entfernt oder erneuert werden, ohne dass die gesamte Präsentation noch einmal aufgezeichnet werden muss. Um das Problem zu umgehen, sollten die Folienpräsentation und die Begleitkommentare separat und nicht direkt in Microsoft PowerPoint aufgezeichnet werden.

Auch viele virtuelle Präsentationsplattformen wie beispielsweise Zoom bieten Möglichkeiten zur Aufzeichnung an. Die Vorabaufzeichnung einer virtuellen Präsentation geht ganz einfach: ein neues Meeting beginnen, den Bildschirm teilen und dann den Aufzeichnungsbutton anklicken! Dadurch wird in der Regel ein Audio des Redners aufgezeichnet und werden die Präsentationsfolien ebenso wie das Video des Redners eingespielt. Bei Zoom kann man zwischen den Optionen Lokale Aufzeichnung und Cloud-Aufzeichnung wählen. Sie sollten die Aufzeichnung vorzugsweise auf Ihrem lokalen Rechner speichern und nicht in der Cloud, da die Qualität besser ist und der Einfluss einer schwankenden Internetverbindung auf Ablauf und Qualität der Aufzeichnung minimiert wird. Auf der Zoom-Plattform stehen Aufnahmeeinstellungen zur Verfügung, die Sie online unter Kontoeinstellungen finden (Abb. 6). Außerdem hängt die Qualität der Aufzeichnung von den Display-Einstellungen Ihres Computers sowie davon ab, wie die Zoom-Fenster auf Ihrem Bildschirm angeordnet sind. Viele Aufzeichnungen auf Plattformen mit automatisch übernommenen Einstellungen haben eine nur sehr geringe Auflösung und sind zur Vorab-Aufzeichnung einer professionellen Präsentation ungeeignet.

Für technisch versierte Redner ist die Open Broadcaster Software (OBS) (OBS – www.obsproject.com) eine kosten- und lizenzfreie Lösung für die individualisierte Aufzeichnung von Präsentationen und Live Streaming, die es für Mac und Windows gibt. Mit dieser Software lassen sich mehrere Quellen in einer einzigen Videodatei aufzeichnen und in jedem Format und beliebiger Auflösung abspeichern. Vor der Aufzeichnung können Audiofilter für die Geräuschunterdrückung und Videofilter zur Verstärkung oder Ergänzung von Videoeffekten bei Verwendung eines Green Screen eingestellt werden. Die Effekte werden direkt in die Videodatei eingespielt und machen bei korrekter Einstellung aufwendige Nachbearbeitungen überflüssig. Bei der Einrichtung der OBS-Aufzeichnung sollten diese beiden Video-Inputs hinzugefügt werden: die Aufzeichnung des Bildschirms, auf dem die Präsentationsfolien dargestellt werden, und das Kamera- oder Webcam-Video des Redners. Auch das Audio-Input sollte ergänzt und bei Bedarf ein Geräuschfilter aktiviert werden. Layout und Größe der Videos sowie die Ausgabeauflösung und die Aufzeichnungsqualität sollten eingestellt werden und eine minimale HD-Auflösung von 1920 x 1080 erreichen. Wenn Sie jedes der eingespielten Videos zur besseren Nachbearbeitung der Größe und zur Kombination in hoher Qualität aufnehmen möchten, können Sie die Folien und das Video des Redners nebeneinander als HD-Video-Streams in einer Videodatei mit einer Auflösung von 3840 x 1080 anordnen. Dies wird allgemein empfohlen, wenn Sie das endgültige Layout zum Zeitpunkt der Aufzeichnung noch nicht festgelegt haben. Durch die Aufzeichnung von Video und Audio in einer Datei wird die zeitliche Synchronisierung von mehreren Audio- und Videoeinspielungen einfacher (Abb. 7).

Das Vorabaufzeichnen einer virtuellen Präsentation macht öffentliche Vorträge stressfreier und gibt Ihnen die Flexibilität, sich für die Aufzeichnung Zeit zu lassen. Die Qualität der aufgezeichneten Präsentationen kann sehr hoch sein und erfordert bei korrekter Einstellung keine besonderen Fähigkeiten bei der Bearbeitung von Videos und keine lange Nachbearbeitungszeit.

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Aufzeichnung bedenken sollten:

• Überprüfen Sie Format und Layout der Aufzeichnung und überlegen Sie, wie Sie sie während der Konferenz präsentieren werden.
• Zeichnen Sie vor einer kompletten Aufnahme als Test 2–3 Folien Ihrer Präsentation auf.
• Überprüfen Sie Geräusche und Lautstärke der Audioqualität.
• Überprüfen Sie Ihre Videoqualität, die Bildeinstellung und die Synchronisierung mit der Audioaufzeichnung.

Nach der Aufzeichnung senden Sie Ihr fertiges Video mit einem File Transfer Service, wie Dropbox, Google Drive oder WeTransfer, an die Organisatoren der Konferenz. Danach können Sie sich entspannt zurücklehnen, zuschauen und die Konferenz genießen!